VN-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Phần 1: Điều Kiện Của Dự Án

1. Mục đích chính của dự án của bạn là gì?

Để giải quyết những rủi ro và yếu tố không chắc chắn về khoa học hoặc công nghệ. Để tạo ra sản phẩm hoặc quy trình mới theo cách thông thường, phổ biến trong ngành. Để nghiên cứu thị trường hoặc phát triển quy trình quản trị kinh doanh.

2. Một chuyên gia có chuyên môn trong ngành có thể dễ dàng tìm ra cách đạt được mục tiêu kỹ thuật của dự án không?

Không, giải pháp không có sẵn và không thể suy luận từ các kiến thức đại chúng hiện có. Có thể, nếu họ chịu khó nghiên cứu và áp dụng một số nguyên tắc đã biết. Có, đây là một nhiệm vụ kỹ thuật hoặc lập trình cơ bản, khá đơn giản.

3. Nhóm của bạn có tuân thủ quy trình thử nghiệm và phân tích có hệ thống không?

Có, chúng tôi sử dụng cách tiếp cận có cấu trúc như đặt giả thuyết, thử nghiệm, và phân tích kết quả để định hướng. Chúng tôi có làm theo kiểu "thử và sai" (trial-and-error) nhưng không ghi chép hồ sơ chính thức. Không, chúng tôi xây dựng thẳng phiên bản cuối cùng ngay từ đầu dựa trên một kế hoạch rõ ràng.

Phần 2: Điều Kiện Về Chi Phí (Khấu Trừ / Quỹ R&D)

4. Bạn xác định chi phí nhân sự trong hồ sơ khai báo ưu đãi R&D bằng cách nào?

Chúng tôi dùng bảng chấm công (timesheets) hoặc phương pháp đáng tin cậy để theo dõi chính xác thời gian thực làm R&D. Chúng tôi đưa ra con số ước tính một cách hợp lý và trung thực dựa trên vai trò của từng người. Chúng tôi chỉ áp đại một tỷ lệ phần trăm cố định trên tổng quỹ lương của toàn bộ nhóm kỹ thuật.

5. Đối với những nhân sự không dành 100% thời gian cho R&D, bạn phân bổ thời gian của họ như thế nào?

Hồ sơ của chúng tôi bóc tách rõ ràng giữa hoạt động R&D và các nhiệm vụ vận hành hàng ngày của họ. Chúng tôi ước lượng một tỷ lệ phân bổ nhưng không có hồ sơ chi tiết để chứng minh. Chúng tôi khai báo toàn bộ lương của họ, mặc dù họ có làm các nhiệm vụ khác.

6. Bạn đang khai báo những loại chi phí vật tư (hao mòn, tiêu hao) nào?

Chỉ tính các vật liệu và chi phí điện nước bị tiêu hao hoặc biến đổi trong chính quá trình làm R&D. Chúng tôi đưa vào cả một số chi phí quản lý hành chính và chi phí chung (overheads) của doanh nghiệp. Chúng tôi tính cả chi phí nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm được bán thương mại cuối cùng.

Phần 3: Lưu Trữ Hồ Sơ, Chứng Từ

7. Bạn lưu trữ loại tài liệu nào cho dự án?

Hồ sơ kỹ thuật chi tiết, kế hoạch thử nghiệm, kết quả, biên bản họp và báo cáo tổng kết phác thảo rủi ro ban đầu và công việc đã làm. Chúng tôi lưu lại một vài email, bài thuyết trình, và kế hoạch dự án chung chung. Chúng tôi có rất ít tài liệu và chủ yếu dựa vào trí nhớ của những nhân sự tham gia để giải trình.

8. Bạn có thể dễ dàng đối chiếu chi phí khai báo với các hoạt động R&D cụ thể không?

Có, hệ thống kế toán bóc tách rõ chi phí R&D theo dự án, có luồng chứng từ kiểm toán rõ ràng qua hóa đơn và bảng lương. Sẽ mất khá nhiều công sức để tập hợp các bằng chứng tài chính từ nhiều nơi khác nhau. Không, chi phí R&D của chúng tôi trộn lẫn hoàn toàn với các khoản chi phí hoạt động chung của công ty.

9. Ai là "Chuyên gia kỹ thuật" dẫn dắt các khía cạnh chuyên môn của dự án?

Chúng tôi chỉ định rõ một cá nhân có kinh nghiệm và chuyên môn phù hợp trong ngành để giải trình các thách thức kỹ thuật với cơ quan thuế. Dự án được quản lý bởi một người không có nền tảng chuyên môn sâu trong lĩnh vực kỹ thuật cụ thể này. Chúng tôi không có ai được phân công làm người phụ trách kỹ thuật cho dự án.

✅

Rủi Ro Thấp (0-10 điểm): Nền tảng vững chắc

Điểm của bạn là . Các câu trả lời cho thấy bạn có một quy trình vững chắc để xin ưu đãi thuế R&D. Cách bạn lưu trữ hồ sơ, theo dõi chi phí và hiểu về điều kiện dự án rất phù hợp với tiêu chuẩn mà cơ quan thuế (hoặc cơ quan kiểm toán độc lập) mong đợi.

Bước tiếp theo: Tiếp tục duy trì thói quen lưu trữ chứng từ xuất sắc này. Hãy đảm bảo bản thuyết minh kỹ thuật của bạn kể được rõ ràng câu chuyện về dự án R&D, từ những rủi ro khoa học ban đầu cho tới kết quả cuối cùng.

⚠️

Rủi Ro Trung Bình (11-25 điểm): Cần cẩn trọng

Điểm của bạn là . Hồ sơ khai báo của bạn có thể hợp lệ, nhưng đang có một số điểm yếu mà kiểm toán viên có thể bắt bẻ, đặc biệt là quanh việc chứng minh tài liệu hoặc phân bổ chi phí. Bạn có khả năng bị yêu cầu cung cấp thêm bằng chứng chi tiết.

Bước tiếp theo: Tập trung vào việc củng cố hồ sơ tài liệu của bạn. Viết lại hoặc bổ sung các báo cáo kỹ thuật nếu cần. Xem xét lại cách tính chi phí và đảm bảo bạn có cơ sở hợp lý, logic cho mọi con số ước tính. Khuyến nghị bạn nên nhờ chuyên gia rà soát lại hồ sơ.

🛑

Rủi Ro Cao (26+ điểm): Yêu cầu hành động khẩn cấp

Điểm của bạn là . Kết quả cho thấy có rủi ro rất lớn việc xin ưu đãi thuế R&D của bạn sẽ bị từ chối. Có những lỗ hổng nghiêm trọng liên quan đến điều kiện hợp lệ, cách tính chi phí hoặc bằng chứng hồ sơ. Nếu nộp hồ sơ ở trạng thái này, công ty bạn có thể bị thanh tra thuế và chịu phạt.

Bước tiếp theo: Đừng nộp hồ sơ xin ưu đãi khi chưa đánh giá lại toàn diện. Đánh giá cẩn trọng xem dự án có thực sự đáp ứng định nghĩa về R&D theo Luật Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp tại Việt Nam hay không. Bạn nên liên hệ gấp với chuyên gia uy tín về thuế R&D tại Swanson Reed.

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Công Cụ Đánh Giá Rủi Ro Kiểm Toán Thuế R&D

Tuyên Bố Miễn Trừ Trách Nhiệm