AT-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Abschnitt 1: Projektqualifikation

1. Was war der Hauptzweck Ihres Projekts?

Die Lösung einer spezifischen wissenschaftlichen oder technologischen Ungewissheit. Die Entwicklung eines neuen Produkts oder Prozesses auf branchenübliche Weise (Routine). Die Durchführung von Marktforschung oder die Entwicklung reiner Geschäftsprozesse.

2. Hätte ein sachkundiger Experte in diesem Bereich leicht herausfinden können, wie die technischen Ziele Ihres Projekts zu erreichen sind?

Nein, die Lösung war nicht ohne Weiteres verfügbar und konnte nicht aus dem Stand der Technik abgeleitet werden. Wahrscheinlich, mit etwas Standardrecherche und der Anwendung bekannter Prinzipien. Ja, es handelte sich um eine unkomplizierte Routineaufgabe im Engineering oder der Softwareentwicklung.

3. Hat Ihr Team einen systematischen Experimentier- und Analyseprozess befolgt (Frascati-Kriterien)?

Ja, wir nutzten einen strukturierten Ansatz wie die Bildung von Hypothesen, systematische Tests und Analysen der Ergebnisse, um die Entwicklung zu steuern. Wir haben informelles Trial-and-Error durchgeführt, den Prozess aber nicht formell dokumentiert. Nein, wir haben die finale Version von Anfang an basierend auf einem klaren Plan gebaut (keine Experimentierphase).

Abschnitt 2: Qualifikation der Aufwendungen

4. Wie haben Sie die Personalkosten ermittelt, die in Ihrem Antrag enthalten sind?

Wir haben Zeiterfassungen (Timesheets) oder eine ähnlich zuverlässige Methode genutzt, um die exakte Zeit zu erfassen, die Mitarbeiter direkt mit dem F&E-Projekt verbracht haben. Wir haben nach bestem Wissen und Gewissen eine angemessene Schätzung der Zeit jeder Person basierend auf ihrer Rolle vorgenommen. Wir haben pauschal einen Prozentsatz der gesamten Gehaltskosten des technischen Teams geltend gemacht.

5. Bei Mitarbeitern, die nicht zu 100 % in der F&E tätig waren, wie haben Sie deren Zeit aufgeteilt?

Unsere Aufzeichnungen trennen deren F&E-Tätigkeiten klar von ihren regulären operativen Aufgaben. Wir haben die prozentuale Aufteilung geschätzt, ohne dass detaillierte Aufzeichnungen dies untermauern. Wir haben deren gesamtes Gehalt geltend gemacht, obwohl sie auch andere (nicht-F&E) Aufgaben wahrgenommen haben.

6. Welche weiteren Kosten (z. B. Material, Infrastruktur) machen Sie geltend?

Ausschließlich Material- und Energiekosten, die unmittelbar im Rahmen des F&E-Prozesses verbraucht oder umgewandelt wurden (inkl. anerkannter Forschungs-Gemeinkosten nach den Richtlinien). Wir haben nicht-spezifische, allgemeine Verwaltungskosten und Marketingausgaben einbezogen. Wir haben die Materialkosten für das finale, kommerziell verkaufte Produkt geltend gemacht.

Abschnitt 3: Dokumentation & Nachweise

7. Welche Art von Dokumentation haben Sie für das Projekt (z.B. für das FFG-Gutachten)?

Wir haben detaillierte technische Dokumente, Testpläne, Ergebnisse, Besprechungsprotokolle und einen sauberen Projektbeschreibungsbericht, der die anfängliche Ungewissheit und die durchgeführten Arbeiten skizziert. Wir haben einige E-Mails, Präsentationen und allgemeine Projektpläne. Wir haben sehr wenig Dokumentation und müssten uns im Prüfungsfall auf das Gedächtnis der involvierten Mitarbeiter verlassen.

8. Können Sie die Kosten in Ihrem Antrag problemlos den spezifischen F&E-Aktivitäten zuordnen?

Ja, unsere Kostenrechnung ist so strukturiert, dass F&E-Ausgaben auf Projektbasis erfasst werden. Wir können dem Finanzamt einen klaren Prüfpfad mit Rechnungen und Lohnkonten vorlegen. Es wäre mit viel Aufwand verbunden, die finanziellen Nachweise aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen. Nein, unsere F&E-Kosten sind in der Buchhaltung mit unseren allgemeinen Betriebsausgaben vermischt.

9. Wer war der "fachkundige Leiter", der die technischen Aspekte des Projekts betreut hat?

Wir haben eine klar benannte Person mit der entsprechenden Expertise und Erfahrung im jeweiligen Fachgebiet, die einem FFG-Gutachter die technischen Herausforderungen auf Augenhöhe erklären kann. Das Projekt wurde von jemandem geleitet, der keinen tiefen technischen Hintergrund in diesem speziellen Fachgebiet hat (z. B. reines Projektmanagement). Wir haben für das Projekt keinen ausgewiesenen technischen Leiter bestimmt.

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Geringes Risiko (0-10 Punkte): Sieht sehr gut aus

Ihr Ergebnis ist . Ihre Antworten deuten darauf hin, dass Sie einen soliden Prozess für die Beantragung der österreichischen Forschungsprämie etabliert haben. Ihre Dokumentation, Kostenverfolgung und Ihr Verständnis der Projektförderfähigkeit scheinen sehr gut mit den Kriterien des Finanzamts und der FFG übereinzustimmen.

Nächster Schritt: Führen Sie Ihre exzellente Dokumentationspraxis fort. Stellen Sie sicher, dass Ihre technische Projektbeschreibung (für das FFG-Gutachten) die Geschichte Ihres F&E-Projekts – von der anfänglichen technologischen Ungewissheit bis zum Endergebnis – überzeugend vermittelt.

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Mittleres Risiko (11-25 Punkte): Vorsicht geboten

Ihr Ergebnis ist . Ihr Antrag könnte berechtigt sein, jedoch gibt es potenzielle Schwachstellen, die von der FFG oder dem Finanzamt infrage gestellt werden könnten – insbesondere im Bereich der Projektdokumentation oder der Kostenzuordnung. Es ist gut möglich, dass Sie bei einer Prüfung detailliertere Belege vorweisen müssen.

Nächste Schritte: Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Dokumentation zu stärken. Erstellen Sie bei Bedarf rückwirkend eine fundierte technische Projektbeschreibung. Überprüfen Sie Ihre Kostenkalkulation und stellen Sie sicher, dass etwaige Schätzungen logisch nachvollziehbar begründet sind. Ziehen Sie in Betracht, Ihren Antrag vor Einreichung von einem Experten für die Forschungsprämie prüfen zu lassen.

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Hohes Risiko (26+ Punkte): Dringender Handlungsbedarf

Ihr Ergebnis ist . Ihre Antworten deuten auf ein sehr hohes Risiko hin, dass Ihr Antrag auf die Forschungsprämie abgelehnt werden könnte oder einer strengen Betriebsprüfung nicht standhält. Es scheinen wesentliche Lücken hinsichtlich Förderfähigkeit (Frascati-Kriterien), der korrekten Kostenermittlung oder der Beweisbarkeit zu bestehen.

Nächste Schritte: Reichen Sie Ihren Antrag auf Forschungsprämie in diesem Zustand auf keinen Fall unüberprüft ein. Bewerten Sie kritisch, ob Ihr Projekt die strengen F&E-Kriterien der FFG erfüllt, und suchen Sie dringend Rat bei einem ausgewiesenen Fachberater für die österreichische Forschungsprämie.

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