BE-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Deel 1: Projectkwalificatie (Frascati/BELSPO)

1. Wat was het hoofddoel van uw project?

Het oplossen van een specifieke wetenschappelijke of technologische onzekerheid. Het creëren van een nieuw product of proces via standaard industriële methoden. Het uitvoeren van marktonderzoek, routinematige software-updates of algemene procesverbetering.

2. Had een bekwame professional in uw vakgebied het technische probleem gemakkelijk (als routine) kunnen oplossen?

Nee, de oplossing was niet voor de hand liggend en niet af te leiden uit publiek beschikbare kennis (de state-of-the-art). Waarschijnlijk wel, met wat standaard opzoekwerk en de toepassing van bekende principes. Ja, het was een routinematige taak inzake engineering of softwareontwikkeling.

3. Volgde uw team een systematische aanpak van experimentatie en analyse?

Ja, we hanteerden een gestructureerde aanpak (bijv. formuleren van hypotheses, testen en resultaten analyseren) om de ontwikkeling te sturen. We werkten via informele 'trial-and-error', maar hebben dit proces niet formeel gedocumenteerd. Nee, we hebben de definitieve versie direct gebouwd op basis van een vooraf opgesteld plan zonder iteratief testproces.

Deel 2: Kwalificatie van Uitgaven en Personeel

4. Hoe heeft u de personeelskosten bepaald die in uw claim (bijv. voor bedrijfsvoorheffing) zijn opgenomen?

We gebruikten timesheets of een vergelijkbaar betrouwbaar systeem om de exacte tijd bij te houden die werknemers direct aan het O&O-project hebben besteed. We hebben een inschatting te goeder trouw gemaakt van de tijd per persoon, gebaseerd op hun functie. We hebben een vast percentage van de loonkosten van het hele technische team geclaimd zonder verdere specificatie.

5. Voldoen de werknemers in uw claim aan de specifieke Belgische diplomavereisten (FOD Financiën)?

Ja, we hebben strikt gecontroleerd of zij beschikken over een in aanmerking komend (wetenschappelijk) bachelor-, master- of doctoraatdiploma. De meesten hebben een diploma, maar we hebben de exacte kwalificatiegraad niet gedetailleerd getoetst aan de wettekst. We hebben iedereen die aan het project werkte opgenomen, ongeacht hun diploma.

6. Heeft u uw O&O-project(en) tijdig aangemeld bij BELSPO?

Ja, de aanmelding op het BELSPO-portaal is gebeurd mét een startdatum vóór we de vrijstelling voor het eerst toepasten. We hebben het aangemeld, maar mogelijk pas nadat we al gestart waren met het inhouden/claimen van het voordeel. We hebben (nog) geen formele aanmelding gedaan via het online portaal van BELSPO.

Deel 3: Documentatie en Verantwoording

7. Welk type documentatie heeft u beschikbaar voor het project?

Een gedetailleerd technisch dossier (in lijn met BELSPO-vereisten), testplannen, resultaten, en documentatie die de initiële onzekerheid en verrichte werkzaamheden aantonen. We hebben voornamelijk enkele e-mails, algemene presentaties en high-level projectplanningen. We hebben weinig tot geen documentatie en zouden bij een audit moeten vertrouwen op het geheugen van de betrokken medewerkers.

8. Kunt u de geclaimde bedragen (bijv. voor investeringsaftrek/belastingkrediet) duidelijk koppelen aan O&O-activiteiten?

Ja, onze boekhouding is zo ingericht dat geactiveerde O&O-kosten traceerbaar zijn per project, ondersteund door een duidelijke audit trail (facturen, afschrijvingstabellen). Het zou veel werk en tijd kosten om alle financiële bewijsstukken uit verschillende systemen handmatig te verzamelen. Nee, onze O&O-kosten lopen gewoon mee in de algemene pot met operationele bedrijfsuitgaven.

9. Hoe gaat u om met de tijdverantwoording van werknemers die niet 100% van hun tijd aan O&O besteden?

Onze timesheets maken een duidelijk onderscheid tussen subsidiabele O&O-taken en routinematige/operationele taken, en we claimen dit strikt pro rata. We gebruiken een vaste procentuele schatting zonder dat dit doorlopend wordt gestaafd door sluitende urenregistratie. We claimen hun volledige loonkost, ook al voeren zij tevens niet-O&O gerelateerde taken uit.

✅

Laag Risico (0-10 punten): Ziet er sterk uit

Uw score is . Uw antwoorden wijzen op een robuust proces voor het claimen van O&O fiscale stimulansen. Uw documentatie, tijdregistratie en begrip van de BELSPO-vereisten en diploma-voorwaarden lijken goed afgestemd op de verwachtingen van de FOD Financiën.

Volgende stap: Zet deze uitstekende praktijken voort. Zorg ervoor dat uw technische dossiers helder het verhaal vertellen van uw O&O-project, van de initiële technologische onzekerheid tot het behaalde resultaat.

⚠️

Gemiddeld Risico (11-25 punten): Aandacht vereist

Uw score is . Uw claim kan legitiem zijn, maar er zijn potentiële zwakke plekken die een controleur (BELSPO of fiscus) zou kunnen aanvechten, vooral rond documentatie, diploma's of sluitende tijdregistratie. U kan gevraagd worden om gedetailleerder bewijs aan te leveren.

Volgende stappen: Focus op het versterken van uw bewijsvoering (timesheets!). Schrijf retrospectief een technisch rapport indien nodig. Controleer nogmaals de diploma's en de BELSPO-aanmeldingen. Overweeg om uw claim te laten nakijken door een specialist.

🛑

Hoog Risico (26+ punten): Dringende actie vereist

Uw score is . Uw antwoorden duiden op een hoog risico dat uw claim verworpen wordt. Er lijken aanzienlijke tekortkomingen te zijn qua projectkwalificatie, tijdregistratie, BELSPO-aanmelding of bewijsvoering. Een claim indienen of behouden in deze staat kan leiden tot zware correcties en boetes bij een audit.

Volgende stappen: Dien geen nieuwe claims in (en pas de vrijstelling niet toe) zonder een fundamentele herziening. Evalueer kritisch of uw project wel voldoet aan de definitie van O&O. Wij raden u ten zeerste aan dringend advies in te winnen bij Swanson Reed of een vergelijkbare specialist.

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Audit Tool: O&O Fiscale Stimulansen (België)

Disclaimer