CZ-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Část 1: Způsobilost projektu

1. Jaký byl hlavní účel vašeho projektu?

Vyřešit specifickou technickou nebo vědeckou nejistotu a dosáhnout ocenitelného zlepšení oproti současnému stavu. Vytvořit nový produkt nebo proces způsobem, který je rutinní nebo v našem oboru běžný. Provést průzkum trhu nebo optimalizovat běžné obchodní a administrativní procesy.

2. Byl by běžný odborník v daném oboru schopen snadno vyřešit technické cíle vašeho projektu?

Ne, řešení nebylo zřejmé, nebylo snadno dostupné a nebylo možné jej přímo vyvodit z veřejně dostupných znalostí. Pravděpodobně ano, s trochou standardního vyhledávání a aplikací známých principů. Ano, šlo o přímočarý konstrukční nebo softwarový úkol bez nutnosti inovace.

3. Postupoval váš tým při řešení systematicky?

Ano, používali jsme strukturovaný přístup – stanovení hypotéz/cílů, testování alternativ, analýzu výsledků a iterace. Zkoušeli jsme metodu "pokus-omyl", ale náš postup jsme formálně nedokumentovali. Ne, finální řešení jsme zkonstruovali nebo naprogramovali napoprvé podle jasného plánu.

Část 2: Způsobilé náklady

4. Jak jste určili mzdové náklady zahrnuté do odpočtu?

Použili jsme výkazy práce (timesheety) nebo podobnou metodu pro přesné sledování času přímo odpracovaného na VaV projektu. Udělali jsme kvalifikovaný odhad stráveného času na základě role každého zaměstnance, ale chybí přesná evidence hodin. Uplatnili jsme fixní procento mzdových nákladů celého oddělení plošně.

5. Jak jste postupovali u zaměstnanců, kteří se nevěnovali výzkumu a vývoji na 100 %?

Naše záznamy jasně a prokazatelně oddělují čas strávený na VaV od rutinních provozních povinností. Provedli jsme procentuální odhad rozdělení bez podrobných záznamů na denní/měsíční bázi, které by jej podložily. Uplatnili jsme celou jejich mzdu, i když reálně vykonávali i jiné povinnosti mimo projekt.

6. Jaké další náklady jste zahrnuli do odpočtu (např. materiál, odpisy)?

Pouze materiál přímo spotřebovaný při zkušebních provozech, a poměrnou část odpisů majetku využívaného výhradně nebo částečně pro VaV. Zahrnuli jsme nehmotné výsledky, poradenské služby nebo některé obecné režijní náklady, které nejsou přímo vázány na VaV. Uplatnili jsme náklady na materiál nebo prototypy, které byly následně úspěšně komerčně prodány zákazníkovi.

Část 3: Formální požadavky a vedení záznamů

7. Jakou klíčovou dokumentaci máte k projektu připravenou?

Máme "Projektovou dokumentaci" prokazatelně podepsanou před zahájením prací, plus detailní technické zprávy, výsledky testů a zápisy vymezující projekt. Dokumentaci máme, ale nebyla formálně schválena PŘED faktickým zahájením vývojových prací (byla sepsána zpětně nebo chybí datum podpisu). Máme jen velmi málo dokumentace, nesplňujeme formální požadavky zákona a spoléháme na paměť zapojených zaměstnanců.

8. Lze náklady uplatňované v rámci odpočtu průkazně dohledat ve vašem účetnictví?

Ano, tyto náklady evidujeme odděleně od běžných provozních výdajů (tzv. analytická evidence) a máme jasnou účetní stopu přímo navázanou na konkrétní projekt VaV. Účetnictví není primárně oddělené, ale s vynaložením většího úsilí dokážeme potřebné finanční důkazy vytáhnout z různých systémů nebo excelů. Ne, naše náklady na VaV jsou zcela smíchané s běžnými náklady společnosti a nelze je v účetnictví jednoznačně izolovat.

9. Kdo byl odborníkem odpovědným za technickou stránku a formální schválení projektu?

Osoba s příslušným technickým vzděláním/praxí odpovídala za řešení projektu a Projektovou dokumentaci včas podepsal oprávněný zástupce společnosti (jednatel, statutární orgán). Projekt řídil někdo bez hlubšího technického zázemí nebo nebyl projekt předem formálně schválen statutárním zástupcem. Nemáme jasně určeného vedoucího projektu ani záznam o formálním schválení oprávněnou osobou.

✅

Nízké riziko (0-10 bodů): Vypadá to dobře

Vaše skóre je . Vaše odpovědi naznačují, že máte nastavený spolehlivý proces pro uplatnění odpočtu na VaV. Způsob vedení vaší dokumentace, oddělené sledování nákladů a porozumění definici VaV projektů jsou v souladu s očekáváními orgánů finanční správy.

Další krok: Pokračujte v pečlivém vedení záznamů. Zvláště dbejte na to, aby "Projektová dokumentace" byla vždy podepsána před zahájením prací a aby technická zpráva prokazatelně popisovala odstraněnou nejistotu a technický pokrok.

⚠️

Střední riziko (11-25 bodů): Je nutná opatrnost

Vaše skóre je . Váš nárok může být oprávněný, ale existují zde slabá místa, která by mohl správce daně při případné kontrole napadnout – zejména v oblasti oddělené evidence, časování podpisu dokumentace nebo průkaznosti nákladů. Mohli byste být vyzváni k doložení mnohem podrobnějších důkazů.

Další krok: Zaměřte se na posílení vaší formální dokumentace. Pamatujte, že chybějící nebo pozdě schválená Projektová dokumentace podle českého zákona obvykle vede k úplnému zamítnutí odpočtu. Zvažte revizi svých postupů a konzultaci se specialistou.

🛑

Vysoké riziko (26+ bodů): Nutný okamžitý zásah

Vaše skóre je . Vaše odpovědi naznačují vysoké riziko doměření daně ze strany finančního úřadu. Zjevně máte výrazné mezery v posuzování způsobilosti, ve způsobu kalkulace nákladů, nebo nedodržujete striktní administrativní pravidla ČR (především požadavky na včasné sepsání a oddělenou evidenci).

Další krok: V žádném případě nepodávejte nárok na odpočet v tomto stavu bez důkladné revize. Kriticky přehodnoťte, zda váš projekt splňuje přísnou definici výzkumu a vývoje podle zákona. Důrazně doporučujeme bezodkladně vyhledat pomoc u zkušeného specialisty na VaV odpočty ze Swanson Reed.

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Nástroj pro audit: Daňový odpočet na výzkum a vývoj

Upozornění