DE-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Teil 1: Förderfähigkeit des Projekts

1. Was war der Hauptzweck Ihres Projekts?

Die Lösung einer spezifischen wissenschaftlichen oder technologischen Ungewissheit (Grundlagenforschung, industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung). Die Entwicklung eines neuen Produkts oder Prozesses nach branchenüblichen Standardmethoden. Die Durchführung von Marktforschung oder die Entwicklung reiner Geschäftsprozesse.

2. Hätte ein Fachmann auf Ihrem Gebiet die technischen Ziele des Projekts leicht erreichen können?

Nein, die Lösung war nicht offensichtlich und konnte nicht einfach aus dem allgemein zugänglichen Fachwissen abgeleitet werden. Wahrscheinlich ja, mit etwas Standardrecherche und der Anwendung bekannter Prinzipien. Ja, es war eine unkomplizierte Routineaufgabe in der Entwicklung oder Konstruktion.

3. Hat Ihr Team einen systematischen Forschungs- und Entwicklungsprozess verfolgt?

Ja, wir haben einen strukturierten Ansatz genutzt (z. B. Hypothesenbildung, Tests und Ergebnisanalyse), um die Entwicklung zu steuern. Wir haben informell nach dem "Trial-and-Error"-Prinzip gearbeitet, den Prozess aber nicht formell dokumentiert. Nein, wir haben die finale Version von Anfang an basierend auf einem klaren Plan gebaut.

Teil 2: Förderfähige Aufwendungen

4. Wie haben Sie die Personalkosten ermittelt, die Sie im Antrag geltend machen?

Wir haben Stundenzettel (Timesheets) oder eine ähnlich zuverlässige Methode verwendet, um die exakte Zeit zu erfassen, die Mitarbeiter direkt für das FuE-Projekt aufgewendet haben. Wir haben die Zeit jedes Mitarbeiters basierend auf seiner Rolle nach bestem Wissen und Gewissen geschätzt. Wir haben einen pauschalen Prozentsatz der Gehaltskosten des gesamten technischen Teams angesetzt.

5. Wie haben Sie die Zeit von Mitarbeitern aufgeteilt, die nicht zu 100 % im Bereich FuE tätig waren?

Unsere Aufzeichnungen trennen ihre FuE-Aktivitäten klar von ihren routinemäßigen operativen Aufgaben. Wir haben eine prozentuale Aufteilung geschätzt, ohne detaillierte Aufzeichnungen als Beleg zu haben. Wir haben ihr gesamtes Gehalt angesetzt, obwohl sie auch andere, nicht förderfähige Aufgaben hatten.

6. Welche weiteren Kosten machen Sie geltend?

Ausschließlich Kosten, die nach dem Forschungszulagengesetz (FZulG) explizit förderfähig sind (z. B. förderfähige Auftragsforschung oder zulässige Abschreibungen auf spezifisches Anlagevermögen). Wir haben einige allgemeine Geschäftsgemeinkosten oder Verwaltungskosten einbezogen. Wir haben Materialkosten für das fertige, kommerziell verkaufte Produkt geltend gemacht (nach FZulG i.d.R. nicht förderfähig).

Teil 3: Dokumentationspflichten

7. Welche Art von Dokumentation haben Sie für das Projekt vorliegen?

Wir haben detaillierte technische Dokumente, Testpläne, Ergebnisse, Besprechungsprotokolle und einen Bericht, der die anfängliche Ungewissheit und die durchgeführten Arbeiten belegt (BSFZ-konform). Wir haben einige E-Mails, Präsentationen und allgemeine Projektpläne. Wir haben sehr wenig Dokumentation und würden uns bei einer Prüfung auf das Gedächtnis der beteiligten Mitarbeiter verlassen.

8. Können Sie die im Antrag genannten Kosten leicht den spezifischen FuE-Aktivitäten zuordnen?

Ja, unsere Buchhaltung (z. B. Lohnbuchhaltung) erfasst FuE-Ausgaben projektbezogen, und wir können dem Finanzamt einen klaren Prüfpfad bieten. Es wäre mit viel Aufwand verbunden, die finanziellen Belege aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen. Nein, unsere FuE-Kosten sind mit unseren allgemeinen Betriebsausgaben vermischt.

9. Wer war der fachliche Leiter (Competent Professional) für die technischen Aspekte des Projekts?

Wir haben eine benannte Person mit entsprechender Expertise und Erfahrung im Fachgebiet, die einem Prüfer die technischen Herausforderungen detailliert erklären kann. Das Projekt wurde von jemandem geleitet, der keinen tiefgreifenden technischen Hintergrund in diesem speziellen Bereich hat. Wir haben keinen benannten technischen Leiter für das Projekt.

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Geringes Risiko (0-10 Punkte): Sieht sehr gut aus

Ihr Ergebnis ist . Ihre Antworten deuten darauf hin, dass Sie einen robusten Prozess für die Beantragung der Forschungszulage haben. Ihre Dokumentation, Kostenerfassung und Ihr Verständnis der Förderfähigkeit scheinen gut mit den Erwartungen des Finanzamts und der BSFZ übereinzustimmen.

Nächster Schritt: Führen Sie Ihre exzellente Dokumentationspraxis fort. Stellen Sie sicher, dass Ihre technische Beschreibung die Geschichte Ihres FuE-Projekts klar erzählt – von der anfänglichen Ungewissheit bis zum Endergebnis.

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Mittleres Risiko (11-25 Punkte): Vorsicht geboten

Ihr Ergebnis ist . Ihr Antrag könnte gültig sein, aber es gibt potenzielle Schwächen, die ein Prüfer in Frage stellen könnte, insbesondere bei der Dokumentation oder der Kostenzuordnung. Möglicherweise müssen Sie detailliertere Beweise vorlegen.

Nächste Schritte: Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Dokumentation zu stärken. Erstellen Sie bei Bedarf nachträglich einen technischen Bericht. Überprüfen Sie Ihre Kostenkalkulationen und stellen Sie sicher, dass Sie eine vernünftige und logische Grundlage für eventuelle Schätzungen haben. Ziehen Sie in Erwägung, Ihren Antrag von den Experten bei Swanson Reed überprüfen zu lassen.

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Hohes Risiko (26+ Punkte): Dringender Handlungsbedarf

Ihr Ergebnis ist . Ihre Antworten deuten auf ein hohes Risiko hin, dass Ihr Antrag abgelehnt wird. Es scheint erhebliche Lücken bei der Förderfähigkeit, der Kostenberechnung oder den Nachweisen zu geben. Das Einreichen eines Antrags in diesem Zustand könnte zu einer Prüfung und möglichen Rückzahlungen führen.

Nächste Schritte: Reichen Sie Ihren Antrag nicht ohne eine grundlegende Überprüfung ein. Bewerten Sie kritisch, ob Ihr Projekt die strenge Definition von FuE nach dem FZulG erfüllt. Sie sollten sich dringend an einen renommierten Spezialisten für Forschungszulagen wie Swanson Reed wenden.

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