ES-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Sección 1: Elegibilidad del Proyecto (Criterios de la LIS)

1. ¿Cuál fue el propósito principal de su proyecto?

Resolver una incertidumbre científica o tecnológica significativa (I+D) o conseguir un avance tecnológico sustancial en nuestros procesos/productos (Innovación Tecnológica). Crear un nuevo producto o proceso utilizando métodos y conocimientos técnicos estándar del sector. Realizar estudios de mercado, promoción, modificaciones estéticas menores o desarrollar procesos organizativos rutinarios.

2. ¿Podría un profesional competente del sector haber resuelto los retos técnicos fácilmente con los conocimientos públicos actuales?

No, la solución no era evidente y requirió un esfuerzo de superación técnica más allá del estado del arte o de la técnica habitual. Probablemente, con un poco de investigación estándar y aplicación de principios de ingeniería conocidos. Sí, fue una tarea directa de programación o de ingeniería rutinaria sin riesgo tecnológico.

3. ¿Siguió su equipo un proceso sistemático de experimentación y análisis?

Sí, utilizamos un enfoque estructurado (formulación de hipótesis, pruebas, creación de prototipos no comercializables y análisis de resultados). Hicimos un proceso de ensayo y error informal, pero no documentamos formalmente el proceso técnico. No, desarrollamos la versión final desde el principio basándonos en una planificación estándar.

Sección 2: Cualificación de Gastos

4. ¿Cómo determinó los gastos de personal investigador incluidos en su deducción?

Utilizamos partes de horas (timesheets) o un software de fichaje para imputar el tiempo exacto que los empleados dedicaron de forma exclusiva a las tareas de I+D+i. Hicimos una estimación razonable del tiempo de cada persona a final de año basándonos en su rol en el proyecto. Imputamos un porcentaje fijo de los costes salariales de todo el departamento técnico o de ingeniería.

5. Para el personal que no estaba 100% dedicado a la I+D+i, ¿cómo justificó su tiempo?

Nuestros registros separan claramente las actividades de I+D+i de sus labores de mantenimiento o producción rutinaria. Estimamos un porcentaje de dedicación global sin partes de horas o registros diarios/semanales detallados. Incluimos todo su salario, a pesar de que realizaban otras labores en la empresa.

6. ¿Qué otros gastos o costes directos ha incluido en el cálculo?

Solo consumibles técnicos, colaboraciones externas puramente de I+D y amortización de equipos dedicados exclusivamente al proyecto de I+D+i. Hemos incluido algunos gastos generales, indirectos, administrativos o de estructura de la empresa. Hemos incluido el coste de materiales o activos que forman parte de la producción comercial en serie o de un producto vendido a cliente.

Sección 3: Mantenimiento de Registros y Documentación

7. ¿De qué tipo de documentación técnica dispone para justificar el proyecto?

Contamos con una memoria técnica detallada (con o sin Informe Motivado), justificación de la novedad/incertidumbre, avance del estado del arte y registros de los ensayos realizados. Conservamos algunos correos electrónicos, presentaciones genéricas y cronogramas básicos del proyecto. Tenemos muy poca documentación y dependeríamos de la memoria y explicación oral de los ingenieros implicados.

8. ¿Lleva la empresa un seguimiento contable separado o por proyectos para las actividades de I+D+i?

Sí, cumplimos con el requisito de contabilidad individualizada por proyectos. Podemos trazar perfectamente cada coste reclamado (facturas, nóminas, amortizaciones). Llevaría bastante esfuerzo reconstruir o aislar la evidencia financiera a partir de nuestra contabilidad general. No, los gastos de I+D+i están mezclados indistintamente con el resto de costes operativos en la contabilidad.

9. ¿Quién lidera técnica y científicamente el proyecto (Investigador Principal/Director Técnico)?

Contamos con una persona con la titulación superior o la experiencia demostrada en el ámbito, capaz de defender el aspecto técnico ante la Agencia Tributaria o certificadoras. El proyecto fue liderado por gerencia o gestión, sin un profundo conocimiento técnico de la materia investigada. No hay un responsable técnico específico designado para llevar a cabo el proyecto.

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Riesgo Bajo (0-10 puntos): Posición Sólida

Su puntuación es . Sus respuestas sugieren que cuenta con un proceso riguroso para documentar y calcular las deducciones fiscales por I+D+i en el Impuesto sobre Sociedades. La contabilidad individualizada, los justificantes horarios y la narrativa tecnológica parecen estar perfectamente alineadas con lo que exige la Ley.

Siguiente Paso: Mantenga estas excelentes prácticas documentales. Asegúrese de que la Memoria Técnica deje siempre constancia clara de la incertidumbre inicial o novedad abordada frente al estado de la técnica.

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Riesgo Medio (11-25 puntos): Precaución Necesaria

Su puntuación es . Aunque su proyecto podría calificar, existen debilidades importantes que un inspector de Hacienda podría cuestionar, sobre todo en cuanto a la trazabilidad contable, estimación de horas o la solidez de la documentación técnica.

Siguientes Pasos: Céntrese en mejorar sus registros. Prepare una memoria justificativa retrospectiva si es necesario y revise sus estimaciones de personal y gastos. Póngase en contacto con especialistas para realizar una revisión de sus expedientes antes de la liquidación del impuesto.

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Riesgo Alto (26+ puntos): Acción Urgente Requerida

Su puntuación es . Sus respuestas indican un alto riesgo de rechazo ante una posible inspección tributaria. Existen carencias graves en los requisitos de elegibilidad técnica (novedad objetiva/subjetiva), imputación de gastos o la contabilidad exigida legalmente. Presentar una deducción en estas condiciones puede acarrear multas y recargos.

Siguientes Pasos: No liquide esta deducción fiscal sin realizar previamente una auditoría integral de la misma. Reevalúe estrictamente si su proyecto encaja en la definición del Art. 35 de la LIS. Le recomendamos encarecidamente que se ponga en contacto con Swanson Reed lo antes posible para mitigar este riesgo.

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