FI-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Osa 1: Hankkeen kelpoisuus

1. Mikä oli hankkeenne pääasiallinen tarkoitus?

Ratkaista tieteellinen tai teknologinen epävarmuus ja kehittää jotain uutta. Luoda uusi tuote tai prosessi tavalla, joka oli alalla jo vakiintunut käytäntö. Tehdä markkinatutkimusta, kaupallistamista tai kehittää sisäisiä liiketoimintaprosesseja.

2. Olisiko alan pätevä ammattilainen voinut helposti päätellä, miten hankkeen tekniset tavoitteet saavutetaan?

Ei, ratkaisu ei ollut ilmeinen eikä sitä voitu suoraan johtaa julkisesti saatavilla olevasta tiedosta. Todennäköisesti kyllä, soveltamalla olemassa olevaa tietoa ja perusrutiineja. Kyllä, kyseessä oli suoraviivainen ja rutiininomainen kehitystehtävä ilman merkittäviä riskejä.

3. Noudattiko tiiminne systemaattista prosessia (esim. kokeilua ja analysointia)?

Kyllä, käytimme rakenteellista lähestymistapaa kuten hypoteesin asettamista, testausta, mallinnusta ja tulosten analysointia. Etenimme yrityksen ja erehdyksen kautta, mutta emme dokumentoineet prosessia muodollisesti. Ei, rakensimme lopullisen version suoraan ennalta laaditun askeleen mukaisesti.

Osa 2: Kustannusten kelpoisuus

4. Miten määrititte hakemukseen sisällytetyt henkilöstökulut?

Käytimme työajanseurantaa, joka osoittaa tarkasti suoraan T&K-hankkeeseen käytetyt tunnit. Teimme jälkikäteen perustellun ja kohtuullisen arvion kunkin henkilön ajankäytöstä heidän roolinsa perusteella. Vaadimme vähennystä arvioimalla yleisen, kiinteän prosenttiosuuden koko tiimin palkoista.

5. Miten kohdensitte sellaisen henkilöstön ajan, joka ei työskennellyt 100-prosenttisesti T&K:n parissa?

Tuntikirjauksemme ja asiakirjamme erottavat selkeästi heidän T&K-toimintansa rutiinitehtävistä. Arvioimme prosenttiosuuden perustuen haastatteluihin, ilman tarkkoja tuntikirjauksia asialta. Laskimme mukaan heidän koko palkkansa, vaikka he hoitivat myös muita yrityksen operatiivisia tehtäviä.

6. Minkälaisia muita kuluja (esim. ostopalveluita) sisällytätte hakemukseen?

Vain suoraan tutkimus- ja kehittämistoimintaan liittyvät ostetut asiantuntijapalvelut (ostopalvelut). Sisällytimme jonkin verran yleisiä hallinnollisia tai liiketoiminnan kehittämiseen liittyviä ostopalveluita. Vaadimme vähennystä tavanomaisista materiaaleista, jotka päätyivät kaupalliseen tuotantoon (huom. Suomessa materiaalikulut eivät pääsääntöisesti ole kelpoisia).

Osa 3: Dokumentointi

7. Millaista dokumentaatiota teillä on hankkeesta?

Meillä on yksityiskohtaiset tekniset asiakirjat, hankesuunnitelmat, testitulokset ja muistiot, jotka osoittavat epävarmuudet ja tehdyn kehitystyön. Meillä on jonkin verran sähköposteja, esityksiä ja yleisen tason projektisuunnitelmia. Meillä on hyvin vähän muodollista dokumentaatiota, ja meidän pitäisi luottaa henkilöstön muistiin.

8. Pystyttekö helposti yhdistämään vaaditut kustannukset tiettyihin T&K-toimintoihin?

Kyllä, kirjanpitomme ja palkanlaskentamme kykenee erittelemään T&K-kulut selkeästi hankekohtaisesti auditointia varten. Vaatisi melko paljon työtä yhdistellä taloudelliset todisteet ja työtunnit jälkikäteen. Ei, T&K-kulumme on kirjanpidossa sekoitettu täysin yrityksen yleisiin operatiivisiin kuluihin.

9. Kuka toimi projektin teknisistä asioista vastaavana asiantuntijana?

Meillä on nimetty asiantuntija, jolla on vaadittava pätevyys ja kokemus, ja joka kykenee perustelemaan hankkeen epävarmuudet Verohallinnolle. Projektia johti henkilö, jolla ei ole syvällistä teknistä tai tieteellistä taustaa kyseiseltä erikoisalalta. Meillä ei ole nimettyä teknistä tai tieteellistä vastuuhenkilöä koko hankkeelle.

✅

Matala riski (0-10 pistettä): Näyttää vahvalta

Tuloksesi on . Vastauksesi viittaavat siihen, että prosessinne T&K-verovähennyksen hakemiseen on vahvalla pohjalla. Dokumentaationne, työajanseurantanne ja ymmärryksenne hankkeen kelpoisuudesta vaikuttavat vastaavan Verohallinnon odotuksia.

Seuraava askel: Jatkakaa hyviä dokumentaatiokäytäntöjä. Varmistakaa, että tekninen kuvauksenne kertoo selkeästi T&K-hankkeenne tarinan alkuperäisestä epävarmuudesta sen ratkaisemiseen.

⚠️

Keskitasoinen riski (11-25 pistettä): Vaatii huomiota

Tuloksesi on . Vaatimuksenne saattaa olla pätevä, mutta siinä on mahdollisia heikkouksia, joihin auditoija voisi puuttua erityisesti dokumentoinnin tai työajan kohdentamisen osalta. Teiltä saatetaan vaatia tarkempia todisteita.

Seuraavat askeleet: Keskittykää dokumentaation ja työajanseurannan vahvistamiseen. Käykää läpi kulujen laskelmat ja varmistakaa, että arvioillenne on loogiset perusteet. Harkitkaa hakemuksenne tarkastuttamista asiantuntijalla.

🛑

Korkea riski (26+ pistettä): Kiireellisiä toimenpiteitä vaaditaan

Tuloksesi on . Vastauksesi osoittavat, että hakemuksenne tai vähennyksenne hylkäämisen riski tarkastuksessa on merkittävä. Kelpoisuudessa, kulujen laskemisessa tai näytössä (kuten tuntikirjauksissa) näyttää olevan suuria puutteita.

Seuraavat askeleet: Älkää jättäkö verovähennystä koskevaa vaatimusta tekemättä perusteellista tarkistusta. Arvioikaa kriittisesti, täyttääkö hankkeenne T&K-toiminnan tiukat laissa säädetyt kriteerit. On suositeltavaa kiireellisesti etsiä asiantuntija-apua luotettavalta T&K-verotuksen ammattilaiselta.

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

T&K-verovähennyksen auditointityökalu

Vastuuvapauslauseke