GR-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Ενότητα 1: Επιλεξιμότητα Έργου (Φυσικό Αντικείμενο)

1. Ποιος ήταν ο κύριος σκοπός του έργου σας;

Η επίλυση μιας συγκεκριμένης επιστημονικής ή τεχνολογικής αβεβαιότητας. Η δημιουργία ενός νέου προϊόντος ή διαδικασίας με τρόπο συνήθη για τον κλάδο μας. Η διεξαγωγή έρευνας αγοράς ή η ανάπτυξη μιας επιχειρηματικής (business) διαδικασίας.

2. Θα μπορούσε ένας καταρτισμένος επαγγελματίας του κλάδου να βρει εύκολα τη λύση για την επίτευξη των τεχνολογικών σας στόχων;

Όχι, η λύση δεν ήταν άμεσα διαθέσιμη και δεν μπορούσε να προκύψει από την υπάρχουσα δημόσια γνώση (state-of-the-art). Πιθανώς, με λίγη τυπική έρευνα και εφαρμογή γνωστών αρχών. Ναι, ήταν μια απλή, καθιερωμένη εργασία μηχανικής ή ανάπτυξης λογισμικού.

3. Η ομάδα σας ακολούθησε μια συστηματική διαδικασία πειραματισμού και ανάλυσης;

Ναι, χρησιμοποιήσαμε μια δομημένη προσέγγιση (π.χ. διαμόρφωση υπόθεσης, δοκιμές, ανάλυση αποτελεσμάτων) για να καθοδηγήσουμε την ανάπτυξη. Κάναμε κάποιες ανεπίσημες δοκιμές (trial-and-error) αλλά δεν καταγράψαμε επίσημα τη διαδικασία. Όχι, κατασκευάσαμε την τελική μορφή από την αρχή βάσει ενός ξεκάθαρου σχεδίου χωρίς ενδιάμεσες δοκιμές.

Ενότητα 2: Επιλεξιμότητα Δαπανών (Οικονομικό Αντικείμενο)

4. Πώς καθορίσατε το κόστος προσωπικού που συμπεριλάβατε στο αίτημά σας;

Χρησιμοποιήσαμε φύλλα χρονοχρέωσης (timesheets) για την ακριβή καταγραφή του χρόνου που αφιέρωσαν οι εργαζόμενοι αποκλειστικά στο έργο Ε&Α. Κάναμε μια εύλογη, καλόπιστη εκτίμηση του χρόνου κάθε ατόμου με βάση τον ρόλο του (χωρίς αναλυτικά timesheets). Δηλώσαμε ένα σταθερό, αυθαίρετο ποσοστό του συνολικού κόστους μισθοδοσίας της τεχνικής ομάδας.

5. Για το προσωπικό που δεν απασχολήθηκε 100% στην Ε&Α, πώς κατανείματε τον χρόνο του;

Τα αρχεία μας (timesheets/παρουσιολόγια) διαχωρίζουν σαφώς τις δραστηριότητες Ε&Α από τα συνήθη λειτουργικά τους καθήκοντα. Εκτιμήσαμε μια ποσοστιαία κατανομή χωρίς αναλυτικά αρχεία που να την τεκμηριώνουν επαρκώς. Δηλώσαμε ολόκληρο τον μισθό τους ως δαπάνη Ε&Α, παρόλο που εκτελούσαν και άλλα καθήκοντα.

6. Όσον αφορά τα αναλώσιμα και τα υλικά, τι είδους κόστη διεκδικείτε;

Μόνο υλικά που αναλώθηκαν ή καταστράφηκαν αποκλειστικά κατά τη διάρκεια της διαδικασίας Ε&Α (κατασκευή πρωτοτύπων/δοκιμές). Συμπεριλάβαμε κάποια γενικά επιχειρηματικά έξοδα ή δαπάνες γραφείου χωρίς σαφή τεκμηρίωση. Διεκδικήσαμε το κόστος των υλικών που ενσωματώθηκαν στο τελικό, εμπορικά πωλούμενο προϊόν μαζικής παραγωγής.

Ενότητα 3: Τήρηση Αρχείων

7. Τι είδους τεκμηρίωση διαθέτετε για το έργο (Τεχνική Έκθεση);

Διαθέτουμε αναλυτικά τεχνικά έγγραφα, σχέδια δοκιμών, πρακτικά και μια τελική έκθεση που περιγράφει την αβεβαιότητα και τις εργασίες (σύμφωνα με το πρότυπο της ΓΓΕΚ). Έχουμε κάποια εσωτερικά email, παρουσιάσεις και γενικά σχέδια έργου. Έχουμε ελάχιστη τεκμηρίωση και θα βασιστούμε κυρίως στη μνήμη του εμπλεκόμενου προσωπικού.

8. Μπορείτε να συνδέσετε εύκολα το κόστος του αιτήματός σας με τις συγκεκριμένες δραστηριότητες Ε&Α;

Ναι, το λογιστικό μας σύστημα τηρεί διακριτούς υπολογαριασμούς για τα έξοδα Ε&Α ανά έργο, παρέχοντας σαφή διαδρομή ελέγχου (audit trail) με τιμολόγια και μισθοδοσία. Θα χρειαζόταν πολλή προσπάθεια για να συγκεντρώσουμε τα οικονομικά στοιχεία και να τα απομονώσουμε από τα γενικά έξοδα. Όχι, τα έξοδα Ε&Α είναι πλήρως αναμεμειγμένα με τα γενικά λειτουργικά μας έξοδα στα λογιστικά βιβλία.

9. Ποιος ήταν ο "Επιστημονικός Υπεύθυνος" (Competent Professional) του έργου;

Έχουμε ένα καθορισμένο άτομο με την κατάλληλη ακαδημαϊκή/τεχνική γνώση, το οποίο μπορεί να εξηγήσει την τεχνολογική καινοτομία σε έναν αξιολογητή της ΓΓΕΚ. Το έργο διαχειρίστηκε κάποιος χωρίς εξειδικευμένο τεχνικό υπόβαθρο (π.χ. project manager χωρίς τεχνική κατάρτιση στον τομέα). Δεν έχουμε ορίσει κανέναν Επιστημονικό / Τεχνικό Υπεύθυνο για το έργο.

✅

Χαμηλός Κίνδυνος (0-10 βαθμοί): Ισχυρό Προφίλ

Η βαθμολογία σας είναι . Οι απαντήσεις σας υποδηλώνουν ότι έχετε μια ισχυρή και δομημένη διαδικασία για τη διεκδίκηση των φορολογικών κινήτρων Ε&Α. Η τεκμηρίωση, η λογιστική παρακολούθηση του κόστους και η ευθυγράμμιση με τα κριτήρια της ΓΓΕΚ φαίνεται να καλύπτουν τις προσδοκίες των ελεγκτών.

Επόμενο Βήμα: Συνεχίστε τις εξαιρετικές πρακτικές τήρησης αρχείων. Βεβαιωθείτε ότι η τεχνική σας έκθεση (φυσικό αντικείμενο) περιγράφει με σαφήνεια το ταξίδι της Ε&Α, από την αρχική αβεβαιότητα έως το τελικό αποτέλεσμα.

⚠️

Μεσαίος Κίνδυνος (11-25 βαθμοί): Απαιτείται Προσοχή

Η βαθμολογία σας είναι . Το αίτημά σας μπορεί να είναι έγκυρο, αλλά υπάρχουν πιθανές αδυναμίες που θα μπορούσε να αμφισβητήσει ένας ελεγκτής της ΓΓΕΚ ή της ΑΑΔΕ, ιδιαίτερα όσον αφορά την τεκμηρίωση ή τον επιμερισμό των δαπανών. Ενδέχεται να σας ζητηθούν πιο αναλυτικά στοιχεία (όπως timesheets).

Επόμενα Βήματα: Επικεντρωθείτε στην ενίσχυση της τεκμηρίωσής σας. Εάν χρειάζεται, συντάξτε τις τεχνικές εκθέσεις αναδρομικά. Ελέγξτε τους υπολογισμούς κόστους και βεβαιωθείτε ότι έχετε μια λογική βάση για τυχόν εκτιμήσεις. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ελεγχθεί το αίτημά σας από έναν ειδικό σύμβουλο Ε&Α.

🛑

Υψηλός Κίνδυνος (26+ βαθμοί): Απαιτείται Άμεση Ενέργεια

Η βαθμολογία σας είναι . Οι απαντήσεις σας υποδεικνύουν υψηλό κίνδυνο απόρριψης του αιτήματός σας. Φαίνεται να υπάρχουν σημαντικά κενά στην επιλεξιμότητα των έργων, στον υπολογισμό των δαπανών ή στην τεκμηρίωση (απουσία λογιστικής παρακολούθησης/timesheets). Η υποβολή ενός αιτήματος σε αυτή την κατάσταση ενέχει κινδύνους προστίμων.

Επόμενα Βήματα: Μην υποβάλετε το αίτημά σας χωρίς μια ριζική αναθεώρηση. Αξιολογήστε αυστηρά εάν το έργο σας πληροί τον αυστηρό ορισμό της Ε&Α σύμφωνα με το Εγχειρίδιο Frascati και το Άρθρο 22Α. Σας προτείνουμε να αναζητήσετε άμεσα συμβουλές από έναν αξιόπιστο σύμβουλο φορολογικών κινήτρων Ε&Α.

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Εργαλείο Ελέγχου Φορολογικών Κινήτρων Ε&Α

Αποποίηση Ευθυνών