HR-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Dio 1: Prihvatljivost projekta (Zakon o državnoj potpori za I&R)

1. Koja je bila glavna svrha vašeg projekta prema smjernicama Frascati priručnika?

Rješavanje specifične znanstvene ili tehnološke neizvjesnosti (stvaranje novog znanja). Stvaranje novog proizvoda ili procesa na način koji je standardan za našu industriju (rutinska inovacija). Istraživanje tržišta, promidžba ili razvoj poslovnog procesa bez tehnološkog iskoraka.

2. Je li stručnjak u vašem području mogao lako zaključiti kako ostvariti tehničke ciljeve projekta?

Ne, rješenje nije bilo očito niti javno dostupno, zahtijevalo je značajan trud i istraživanje. Vjerojatno, uz uobičajeno istraživanje i primjenu postojećih, poznatih principa. Da, to je bio jednostavan inženjerski, softverski ili dizajnerski zadatak.

3. Je li vaš tim slijedio sustavan proces eksperimentalnog razvoja i analize?

Da, koristili smo strukturiran pristup: postavljanje hipoteze, izrada prototipa, testiranje i analiza rezultata. Koristili smo metodu "pokušaja i pogreške", ali bez formalne dokumentacije samog procesa učenja. Ne, finalnu verziju smo izgradili iz prve, na temelju jasnog plana i poznatog rješenja.

Dio 2: Prihvatljivost troškova

4. Kako ste utvrdili troškove osoblja (plaće) uključene u prijavu za poreznu olakšicu?

Koristili smo radne listove (timesheets) ili pouzdan sustav za točno praćenje sati provedenih izravno na I&R projektu. Napravili smo razumnu procjenu vremena svakog zaposlenika na temelju njihove uloge u dobroj vjeri, na kraju godine. Prijavili smo paušalni postotak ukupnih troškova plaća cijelog tehničkog tima.

5. Za zaposlenike koji nisu 100% vremena radili na I&R, kako ste podijelili njihovo vrijeme?

Naša evidencija radnog vremena jasno i svakodnevno/tjedno odvaja I&R aktivnosti od rutinskih operativnih zadataka. Procijenili smo omjer bez detaljne evidencije (timesheeta) koja bi to poduprla. Prijavili smo njihovu cjelokupnu plaću, iako su obavljali i druge poslove (npr. održavanje ili prodaju).

6. Koje druge materijalne troškove prijavljujete u sklopu projekta?

Samo sirovine, materijale i specifične potrepštine koje su utrošene ili uništene isključivo tijekom I&R procesa. Uključili smo određene opće, administrativne i uredske troškove poslovanja (overheads). Prijavili smo troškove materijala koji su ugrađeni u konačni proizvod namijenjen prodaji na tržištu.

Dio 3: Vođenje evidencije i dokumentacije

7. Kakvu dokumentaciju imate kao dokaz o I&R aktivnostima?

Imamo detaljne tehničke specifikacije, planove testiranja, rezultate, bilješke sa sastanaka i završni izvještaj koji jasno ocrtava neizvjesnosti i poduzeti rad. Imamo nešto e-mailova, prezentacija i općih poslovnih planova, ali tehnički aspekti nisu detaljno opisani. Imamo vrlo malo dokumentacije i oslanjamo se isključivo na pamćenje ključnih zaposlenika.

8. Možete li lako i transparentno povezati financijske izdatke sa specifičnim I&R aktivnostima?

Da, naše računovodstvo analitički prati I&R troškove po projektu (mjesta troška), s jasnim revizijskim tragom (fakture, isplatne liste). Zahtijevalo bi puno ručnog posla i vremena kako bismo prikupili financijske dokaze iz različitih izvora. Ne, naši I&R troškovi potpuno su pomiješani s općim operativnim i tekućim troškovima poslovanja.

9. Tko je bio "Stručna osoba" (Competent Professional) zadužena za tehničke aspekte projekta?

Imamo jasno imenovanu osobu s odgovarajućim obrazovanjem i iskustvom u tom području koja može nadležnim tijelima objasniti tehničke prepreke. Projekt je vodila osoba iz uprave ili menadžmenta bez dubokog tehničkog znanja u dotičnoj industriji. Nemamo tehničkog voditelja niti jasnu stručnu figuru unutar razvojnog tima za ovaj projekt.

✅

Nizak rizik (0-10 bodova): Izvrstan položaj

Vaš rezultat je . Vaši odgovori sugeriraju da imate vrlo robustan proces vođenja I&R potpora, usklađen s hrvatskim Zakonom i Frascati smjernicama. Vaša dokumentacija, evidencija radnog vremena (timesheet) i razumijevanje definicije projekta čine se dobro usklađenima s očekivanjima nadležnih revizora.

Sljedeći korak: Nastavite s izvrsnim praksama vođenja evidencije. Pobrinite se da vaš konačni narativ jasno prenese priču o I&R projektu – od prepoznavanja tehničke neizvjesnosti do njenog otklanjanja. Za potvrdu i maksimizaciju potpore kontaktirajte stručnjake iz Swanson Reed-a.

⚠️

Srednji rizik (11-25 bodova): Potreban oprez

Vaš rezultat je . Vaša prijava može biti valjana, ali postoje potencijalne slabosti koje bi revizor HAMAG-BICRO-a ili Porezne uprave mogao osporiti, posebice u vezi s dokumentacijom tehnološkog iskoraka ili alokacijom troškova zaposlenika. Mogli biste biti zamoljeni da priložite detaljnije dokaze.

Sljedeći koraci: Fokusirajte se na jačanje tehničke dokumentacije (izradite retrospektivni izvještaj ako je potrebno). Pregledajte kako ste računali troškove osoblja i osigurajte da imate pouzdane dokaze o provedenom vremenu. Za smanjenje rizika, toplo preporučujemo kontaktirati stručnjake tvrtke Swanson Reed za pregled prije podnošenja zahtjeva.

🛑

Visok rizik (26+ bodova): Potrebna hitna akcija

Vaš rezultat je . Vaši odgovori ukazuju na vrlo visok rizik odbijanja prijave. Čini se da postoje značajne praznine u prihvatljivosti projekta, izračunu troškova ili potrebnoj evidenciji po Frascati principima. Podnošenje zahtjeva u ovom stanju moglo bi rezultirati revizijom i mogućim kaznama.

Sljedeći koraci: Ne podnosite prijavu državne potpore bez dubinske revizije. Kritički preispitajte ispunjava li vaš projekt strogu definiciju I&R-a u Hrvatskoj. Hitno potražite savjet kontaktiranjem stručnjaka za I&R porezne olakšice iz tvrtke Swanson Reed prije poduzimanja daljnjih pravnih ili računovodstvenih koraka.

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Alat za procjenu revizijskog rizika I&R potpora

Odricanje od odgovornosti