LU-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Deel 1: Zoulässegkeet vum Projet (Frascati Kritären)

1. Wat war den Haaptzweck vun Ärem Projet?

Fir eng spezifesch wëssenschaftlech oder technologesch Ongewëssheet ze léisen an neit Wëssen ze generéieren. Fir en neit Produkt oder Prozess op eng Standard-Aart a Weis ze kreéieren, déi an eiser Industrie üblech ass. Fir Maartfuerschung ze maachen oder d'Effizienz vu Geschäftsprozesser ze verbesseren.

2. Hätt e kompetente Fachmann aus Ärem Beräich d'technesch Ziler vum Projet einfach erreeche kënnen?

Nee, d'Léisung war net ëffentlech bekannt a konnt net einfach ofgeleet ginn. Warscheinlech, mat e bësse Standard-Recherche an der Uwendung vu bekannte Prinzipien. Jo, et war eng einfach an direkt Ingenieurs- oder Softwareentwécklungs-Aufgab.

3. Huet Är Ekipp eng systematesch Approche vun Experimenter an Analysen (Systematic Approach) verfollegt?

Jo, mir hunn eng strukturéiert Approche benotzt (Hypothese bilden, testen, d'Resultater analyséieren an dokumentéieren). Mir hunn e puer informell "Trial-and-Error"-Tester gemaach awer de Prozess net formell dokumentéiert. Nee, mir hunn déi definitiv Versioun vun Ufank un op Basis vun engem kloere Plang gebaut.

Deel 2: Qualifikatioun vun den Ausgaben

4. Wéi hutt Dir d'Personalkäschte bestëmmt, déi an Ärer Demande abegraff sinn?

Mir benotzen Zäitkaarten (Timesheets) oder eng zouverlässeg Method, fir déi exakt Zäit ze dokumentéieren, déi all Mataarbechter um F&E-Projet geschafft huet. Mir hunn eng vernünfteg Schätzung vun der Zäit vun all Persoun gemaach baséiert op hirer Roll. Mir hunn e fixen Prozentsaz vun de Lounkäschte vun der ganzer technescher Ekipp ugefrot.

5. Fir d'Personal dat net zu 100% mat F&E beschäftegt war, wéi hutt Dir hir Zäit opgedeelt?

Eis records trennen d'F&E-Aktivitéite kloer vun hire routine an operationellen Aufgaben. Mir hunn e Prozentsaz geschat ouni detailléiert Dokumentatioun fir dëst ze beweisen. Mir hunn hiert ganzt Gehalt ugefrot, obwuel si och aner Aufgaben gemaach hunn.

6. Wéi eng aner Käschten (Materialien / Ausrüstung) frot Dir un?

Nëmme Material an Ausrüstung (oder spezifesch Ofschreiwungen), déi direkt während dem F&E-Prozess benotzt oder verbraucht goufen. Mir hunn e puer allgemeng Geschäftskäschten (Overheads) an administrativ Käschten abegraff. Mir hunn d'Käschte vu Material abegraff, dat am definitive kommerziellen Produkt verkaaft gouf.

Deel 3: Dokumentatioun a Comptabilitéit

7. Wéi eng Zort vun Dokumentatioun hutt Dir fir de Projet?

Mir hunn detailléiert technesch Dokumenter, Testpläng, Resultater, Projet-Reuniounsnotizen an e Schlussrapport, deen déi initial Ongewëssheet beschreift. Mir hunn e puer E-Mailen, Presentatiounen an allgemeng Projetpläng. Mir hu ganz wéineg Dokumentatioun a missten eis virun allem op d'Erënnerung vum Personal verloossen.

8. Kënnt Dir d'Käschten an Ärer Demande einfach mat de spezifeschen F&E-Aktivitéite verbannen?

Jo, eise Comptabilitéitssystem verfollegt F&E-Käschte pro Projet, a mir kënnen e kloeren Audit-Trail mat Rechnungen a Pabeieren (Payroll) weisen. Et géif vill Aarbecht kaschten, fir déi finanziell Beweiser aus verschiddene Plazen zesummenzestellen. Nee, eis F&E-Käschte si mat eisen allgemenge Betribskäschte gemëscht.

9. Wien war de "Kompetente Fachmann", deen d'technesch Aspekter vum Projet geleet huet?

Mir hunn eng spezifesch Persoun mat der relevanter Expertise an Erfahrung am Feld, déi d'technesch Erausfuerderungen engem Auditeur erkläre kann. De Projet gouf vun engem ouni déif technesch Expertise an dësem spezifesche Feld geréiert. Mir hu kee bestëmmten technesche Chef fir de Projet.

✅

Nidderege Risiko (0-10 Punkten): Gesäit ganz gutt aus

Äre Score ass . Är Äntwerten deiten drop hin, datt Dir e robuste Prozess hutt fir F&E-Steierkreditter unzefroen. Är Dokumentatioun, Käschteverfollegung, a Verständnis vun de Frascati-Kritären entspriechen den Erwaardunge vun de Lëtzebuerger Autoritéiten an engem Auditeur.

Nächste Schrëtt: Maacht weider mat Ärer exzellenter Dokumentatioun (Record-keeping). Vergewëssert Iech, datt Är technesch Beschreiwung d'Geschicht vun Ärem Projet kloer erzielt – vun der technologescher Ongewëssheet um Ufank bis zur definitiver Léisung.

⚠️

Mëttlere Risiko (11-25 Punkten): Vorsicht gebueden

Äre Score ass . Är Demande kéint gëlteg sinn, awer et ginn e puer Schwächten, déi en Auditeur a Fro stelle kéint – virun allem bei der Dokumentatioun oder der Opdeelung vun de Käschten. Et kéint sinn, datt Dir no méi detailléierte Beweiser gefrot gëtt.

Nächste Schrëtt: Fokusséiert Iech op d'Verbesserung vun Ärer Dokumentatioun. Schreift e F&E-Rapport wa néideg. Iwwerpréift Är Käschteberechnungen a kuckt, datt Dir eng logesch an dokumentéiert Basis hutt. Mir recommandéieren dës Demande vun engem Spezialist wéi Swanson Reed iwwerpréiwen ze loossen.

🛑

Héije Risiko (26+ Punkten): Dréngend Aktioun erfuerderlech

Äre Score ass . Är Äntwerten weisen op en héije Risiko hin, datt Är Demande ofgeleent gëtt. Et gi bedeitend Lücken bei der Zoulässegkeet vum Projet, der Käschteberechnung oder der Dokumentatioun. Eng Demande an dësem Zoustand eranzereechen, kéint zu Penaltien féieren.

Nächste Schrëtt: Gitt d'Demande net of ouni se grondsätzlech z'iwwerpréiwen. Evaluéiert ganz kritesch, ob Äre Projet de strikte Frascati-Definitioune fir F&E zu Lëtzebuerg entsprécht. Dir sollt dréngend Rot sichen bei engem kompetente F&E-Steierspezialist wéi Swanson Reed.

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

F&E Steierkredit Audit Tool (Lëtzebuerg)

Disclaimer