NO-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Del 1: Prosjektets kvalifikasjoner

1. Hva var hovedformålet med FoU-prosjektet deres?

Å løse en spesifikk teknologisk eller vitenskapelig usikkerhet for å utvikle en ny eller forbedret vare, tjeneste eller produksjonsprosess. Å lage et nytt produkt eller en tjeneste ved hjelp av metoder som allerede var standard i vår bransje. Å gjennomføre markedsundersøkelser, organisasjonsutvikling eller rutinemessige oppdateringer av eksisterende programvare.

2. Kunne en kompetent fagperson i deres bransje enkelt funnet ut hvordan man skulle nå prosjektets tekniske mål?

Nei, løsningen var ikke allment kjent eller tilgjengelig, og krevde systematisk utvikling for å finnes. Sannsynligvis, med litt standard undersøkelser og bruk av kjente prinsipper i bransjen. Ja, det var en rutinemessig ingeniøroppgave eller rett frem programvareutvikling.

3. Fulgte prosjektet en "systematisk metode" (et absolutt krav i SkatteFUNN)?

Ja, vi hadde en planlagt tilnærming med hypoteser, systematisk testing (f.eks. prototyper) og dokumentert analyse av resultatene. Vi drev med uformell prøving og feiling underveis, men dokumenterte ikke prosessen spesielt godt. Nei, vi bygget bare den endelige versjonen rett fra en forhåndsbestemt plan.

Del 2: Kvalifiserte kostnader

4. Hvordan dokumenterte dere personalkostnadene knyttet til prosjektet?

Vi førte løpende timelister som nøyaktig viser timer brukt direkte på FoU-prosjektet per dag, godkjent av prosjektleder. Vi lagde timelister basert på et rimelig estimat i etterkant ved årets slutt. Vi krevde bare en fast prosentandel av den totale lønnen til teknisk avdeling uten å knytte det til spesifikke timer.

5. For ansatte som ikke var 100 % dedikert til FoU, hvordan skilte dere timene deres?

Timelistene skiller tydelig og løpende mellom aktiviteter i SkatteFUNN-prosjektet og deres ordinære driftsoppgaver. Vi anslår en prosentvis splitt på årsbasis uten å ha detaljerte timelister som underbygger dette. Vi krevde refusjon for hele lønnen, selv om de beviselig brukte tid på fakturerbart arbeid, møter og drift.

6. Hvilke andre prosjektkostnader (varer og tjenester) har dere ført på SkatteFUNN?

Kun materialer, innkjøpt FoU og tjenester som var direkte nødvendige og forbrukt i selve FoU-prosjektet (eks. testutstyr/prototyper). Vi har inkludert noen generelle felleskostnader (overhead), lisenser for hele selskapet og administrative utgifter. Vi krevde kostnaden for materialer og komponenter som gikk direkte inn i det ferdige, kommersielt solgte produktet.

Del 3: Dokumentasjon og prosjektregnskap

7. Hvordan har dere sikret teknisk dokumentasjon i prosjektet?

Vi har detaljerte prosjektplaner, testlogger, referater og en sluttrapport som spesifikt belyser FoU-utfordringene og hvordan vi løste dem. Vi har noen e-poster, litt kode-kommentarer og noen generelle PowerPoint-presentasjoner for ledelsen. Vi har ekstremt lite skriftlig dokumentasjon og ville vært helt avhengige av hukommelsen til utviklerne i et møte med Skatteetaten.

8. Har dere et eget prosjektregnskap som er attestert av revisor?

Ja, regnskapssystemet vårt bruker dedikerte prosjektkoder, kostnadene føres separat, og revisor kan enkelt se alle fakturaer og timelister knyttet til prosjektet. Det krever mye manuell jobb i Excel ved årets slutt for å skille ut FoU-kostnadene for revisors attestering. Nei, vi har ikke ført eget prosjektregnskap. FoU-kostnadene våre er blandet fullstendig sammen med ordinære driftskostnader.

9. Hvem er den oppnevnte FoU-ansvarlige i prosjektet deres?

Vi har en utpekt fagperson med formell eller tung praktisk ekspertise på feltet, som med fagspråk kan forklare de tekniske hindringene for Skatteetaten. Prosjektet ble styrt av daglig leder eller en prosjektleder uten spesifikk, dyp teknisk/vitenskapelig bakgrunn. Vi har egentlig ingen navngitt teknisk ansvarlig for gjennomføringen.

✅

Lav risiko (0-10 poeng): Meget godt forberedt

Poengsummen din er . Svarene tyder på at dere har robuste prosesser som møter SkatteFUNN-kravene. Fokuset på løpende timelister, separert prosjektregnskap og god forståelse av teknologisk usikkerhet er akkurat det Skatteetaten ser etter.

Neste steg: Fortsett det solide arbeidet. Pass på at den faglige sluttrapporten bygger en tydelig bro fra prosjektets initielle usikkerhet til de faktiske FoU-aktivitetene dere har utført.

⚠️

Middels risiko (11-25 poeng): Vær oppmerksom

Poengsummen din er . SkatteFUNN-kravet kan absolutt være gyldig, men dere har potensielle svakheter rundt dokumentasjon og bokføring som svært ofte blir slått ned på ved et bokettersyn – særlig hvis løpende timelister mangler.

Neste steg: Sikre at timeregistreringen skjer daglig og skiller FoU fra ordinær drift. Gå gjennom rutiner for prosjektregnskap før revisor skal attestere kostnadene. Vurder å få en gjennomgang utført av en rådgiver.

🛑

Høy risiko (26+ poeng): Strakstiltak påkrevd

Poengsummen din er . Svarene indikerer at dere har en kritisk mangel på dokumentasjon (som f.eks. timelister eller prosjektregnskap), eller at prosjektet kanskje faller utenfor lovens strenge definisjon av FoU. Et bokettersyn på dette grunnlaget resulterer typisk i krav om tilbakebetaling og tilleggsskatt.

Neste steg: Send ikke inn kostnadskrav før dere har tatt en radikal opprydning. Revurder om alle aktivitetene faktisk kvalifiserer, og innfør løpende timelister i dag. Vi oppfordrer sterkt til å kontakte Swanson Reed eller en annen ekspert umiddelbart for bistand.

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

SkatteFUNN Bokettersyn-sjekkliste

Ansvarsfraskrivelse