PT-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Secção 1: Elegibilidade do Projeto (Manual de Frascati)

1. Qual foi o principal objetivo do seu projeto?

Resolver uma incerteza científica ou tecnológica específica e avançar o estado da arte. Criar um novo produto ou processo utilizando métodos convencionais e já estabelecidos no setor. Realizar estudos de mercado, modificações estéticas ou desenvolver um processo puramente de negócio.

2. Um profissional qualificado na área poderia ter deduzido facilmente como atingir os objetivos técnicos do seu projeto?

Não, a solução não era óbvia e não podia ser deduzida a partir do conhecimento ou práticas disponíveis no estado da arte. Provavelmente, bastaria alguma pesquisa rotineira e aplicação de conhecimentos ou ferramentas-padrão. Sim, foi uma tarefa de rotina em engenharia ou desenvolvimento de software, sem obstáculos imprevistos.

3. A sua equipa seguiu um processo sistemático de experimentação e análise?

Sim, utilizámos uma abordagem estruturada para guiar o desenvolvimento (formulação de hipóteses, testes iterativos, avaliação de resultados). Fizemos algumas tentativas de forma informal ao longo do projeto, mas não as documentámos sistematicamente. Não, construímos a solução de forma direta com base num plano técnico claro desde o primeiro dia.

Secção 2: Qualificação de Despesas

4. Como determinou as despesas com pessoal incluídas na sua candidatura?

Utilizamos "timesheets" (mapas de horas) mensais assinados e verificáveis para rastrear o tempo exato dedicado à I&D. Fizemos uma estimativa geral do tempo de cada pessoa, baseada no seu papel na empresa. Afetámos indiscriminadamente uma percentagem salarial sem qualquer base documental contínua.

5. Relativamente aos colaboradores que não estavam 100% dedicados à I&D, como provou essa alocação de tempo?

Os nossos registos (mapas de horas e relatórios) isolam rigorosamente as tarefas de I&D das suas atividades operacionais ou rotineiras. Fizemos uma estimativa razoável sem possuir registos detalhados que justifiquem os números exatos. Imputámos todo o salário à I&D, embora o colaborador desempenhe também funções produtivas, comerciais ou gerais.

6. Relativamente a outras despesas (como consumíveis e matérias-primas), o que foi contabilizado?

Apenas materiais e componentes efetivamente consumidos (ou inutilizados) nos testes, validações e protótipos de I&D. Incluímos despesas genéricas da empresa que não têm imputação direta comprovada aos projetos. Submetemos custos de matérias-primas e produção que integraram o produto final vendido no mercado.

Secção 3: Manutenção de Registos (Contabilidade & Dossier)

7. Que tipo de documentação base possui para o projeto?

Um Dossier Técnico detalhado, incluindo o estado da arte, a definição formal da incerteza, atas de reuniões técnicas e relatórios dos resultados dos testes (positivos ou negativos). Apenas informações soltas como alguns e-mails, atas curtas e documentação geral ou comercial do projeto. Não possuímos documentação técnica contemporânea ao projeto e dependemos quase exclusivamente da memória da equipa.

8. É possível identificar facilmente as despesas da candidatura aos projetos correspondentes?

Sim, possuímos um sistema de contabilidade analítica bem estruturado que isola os centros de custo e cria uma trilha de auditoria transparente. Seria difícil e demorado justificar fatura a fatura ou rastrear os encargos na nossa contabilidade geral. Não existe separação contabilística; os custos de I&D estão completamente misturados com a operação normal (falta de contabilidade analítica).

9. Quem foi o Profissional / Investigador que validou e conduziu os aspetos técnicos do projeto?

Um líder de projeto/investigador com formação relevante e experiência capaz de comprovar e debater tecnicamente os desafios num cenário de auditoria. O projeto foi conduzido por gestores e perfis maioritariamente focados na vertente comercial/negócio, sem conhecimento técnico profundo. Não há qualquer pessoa identificada internamente que possa assumir o papel de responsável técnico pelo desenvolvimento.

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Baixo Risco (0-10 pontos): Situação Sólida

A sua pontuação é . As suas respostas sugerem que tem um processo robusto e maduro de candidatura ao SIFIDE. A sua documentação, contabilidade analítica, timesheets e a sua correta perceção das regras de elegibilidade encontram-se bem alinhadas com as exigências de uma auditoria rigorosa.

Próximo Passo: Mantenha as boas práticas de manutenção de registos. Assegure-se de que a sua memória descritiva expõe claramente a incerteza inicial e as iterações realizadas na resolução do projeto de I&D.

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Risco Médio (11-25 pontos): Atenção Necessária

A sua pontuação é . A sua candidatura pode ser viável, mas as respostas apontam fragilidades potenciais que a Agência de Inovação (ANI) ou um auditor fiscal certamente escrutinarão. A falha num sistema de timesheets ou numa contabilidade analítica isolada pode gerar cortes substanciais nos incentivos.

Próximos Passos: Foque os seus esforços em reforçar o seu Dossier Técnico com relatórios mais concisos, e certifique-se que o seu departamento contabilístico isola adequadamente a I&D. Considere que a candidatura seja submetida à revisão e otimização por um especialista dedicado.

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Alto Risco (26+ pontos): Ação Urgente Necessária

A sua pontuação é . As respostas indicam um risco consideravelmente alto da sua candidatura SIFIDE sofrer uma rejeição profunda ou motivar sanções. Parece existirem lacunas graves de enquadramento conceptual em I&D, falta de estrutura probatória e financeira de suporte às despesas reivindicadas.

Próximos Passos: Não submeta a sua candidatura neste estado, correndo o risco de inspeção. É mandatório reavaliar a base tecnológica com recurso aos princípios de Novidade e Incerteza (Manual de Frascati). Contacte urgentemente a Swanson Reed para um diagnóstico minucioso da situação.

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