CO-Audit-Checklist - Swanson Reed | Specialist R&D Tax Advisors

Sección 1: Elegibilidad del Proyecto (Criterios Minciencias)

1. ¿Cuál fue el propósito principal de su proyecto?

Resolver una incertidumbre científica o tecnológica mediante un avance demostrable. Crear un nuevo producto o proceso de una manera estándar y habitual para nuestra industria. Realizar estudios de mercado o mejorar un proceso administrativo comercial.

2. ¿Un profesional competente del sector podría haber deducido o resuelto fácilmente los retos técnicos del proyecto?

No, la solución no era evidente y no podía deducirse del conocimiento público existente. Probablemente, con un poco de investigación estándar y aplicando principios conocidos. Sí, fue una tarea rutinaria de ingeniería, diseño o desarrollo de software.

3. ¿Siguió su equipo un proceso sistemático de experimentación y análisis?

Sí, utilizamos un enfoque estructurado (hipótesis, diseño, prototipado, pruebas y análisis) guiando el desarrollo. Hicimos ensayo y error informal, pero no documentamos formalmente el proceso. No, construimos la versión final desde el principio basándonos en un plan inicial claro y sin desviaciones.

Sección 2: Calificación de Inversiones y Gastos

4. ¿Cómo determinó los costos de personal incluidos en el beneficio tributario?

Utilizamos bitácoras, hojas de tiempo u otro método confiable para rastrear el tiempo exacto en actividades directas de I+D+i. Hicimos una estimación razonable y de buena fe del tiempo de cada persona según su cargo. Solicitamos un porcentaje general sobre el costo salarial de todo el equipo técnico sin distinción.

5. Para el personal que no estaba al 100% enfocado en I+D+i, ¿cómo asignó su tiempo?

Nuestros registros separan y justifican claramente sus horas de I+D+i frente a sus obligaciones operativas rutinarias. Estimamos una división porcentual pero carecemos de registros detallados para respaldarla. Presentamos su salario completo en la declaración, a pesar de que realizaron otras funciones comerciales/operativas.

6. ¿Qué otros costos y consumibles está incluyendo en el beneficio?

Únicamente materiales e insumos que se consumieron o transformaron exclusivamente durante las fases de prototipado y pruebas de I+D+i. Incluimos algunos gastos generales del negocio, depreciación estándar y costos administrativos. Incluimos el costo de materiales que formaron parte del producto final vendido comercialmente.

Sección 3: Soportes Documentales y Trazabilidad (DIAN/CNBT)

7. ¿Qué tipo de documentación tiene para soportar el proyecto?

Tenemos actas, bitácoras de pruebas, documentos técnicos estructurados, resultados e informes finales que detallan el reto superado (estado del arte vs resultados). Tenemos algunos correos electrónicos, presentaciones comerciales y diagramas generales. Tenemos muy poca documentación física/digital; dependeríamos de la memoria de los ingenieros o investigadores involucrados.

8. ¿Puede vincular y trazar fácilmente los costos reclamados con su contabilidad?

Sí, tenemos un "centro de costos" o cuenta contable separada exclusiva para el proyecto, con un rastro claro hacia facturas y nómina. Tomaría mucho esfuerzo y trabajo depurar y reunir la evidencia financiera cruzada de diferentes cuentas. No, nuestros costos de I+D+i están mezclados indistintamente en nuestros gastos operativos generales (OPEX).

9. ¿Quién fungió como "Investigador Principal" o líder técnico del proyecto?

Tenemos a una persona identificada con perfil idóneo y experiencia verificable para explicar los desafíos técnicos ante un par evaluador de Minciencias. El proyecto fue gestionado por un administrador sin un perfil técnico profundo en esta disciplina específica. No tuvimos un líder técnico claramente designado para dirigir la investigación o desarrollo.

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Riesgo Bajo (0-10 puntos): Muy Buena Preparación

Su puntuación es . Sus respuestas sugieren que tiene un proceso sólido y acorde a la ley para aplicar a beneficios tributarios por I+D+i en Colombia. Su documentación, contabilidad separada (centro de costos) y entendimiento de los criterios del CNBT parecen estar muy bien alineados con las expectativas de un evaluador.

Siguiente Paso: Mantenga estas excelentes prácticas documentales. Asegúrese de que la formulación de su proyecto narre claramente el estado del arte y cómo lograron la innovación. Comuníquese con Swanson Reed para estructurar y maximizar su beneficio tributario.

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Riesgo Medio (11-25 puntos): Se Requiere Precaución

Su puntuación es . Su proyecto podría calificar, pero existen debilidades que la DIAN o Minciencias podrían objetar (glosas), particularmente en torno a la separación contable o los soportes técnicos. Es probable que un auditor solicite pruebas mucho más detalladas de las que actualmente posee.

Siguiente Paso: Enfóquese urgentemente en fortalecer su soporte documental. Revise los cálculos de costos y certifique que las asignaciones salariales y contables tienen un centro de costos claro. Es sumamente recomendable que este proceso sea revisado por los especialistas de Swanson Reed antes de enviarlo.

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Riesgo Alto (26+ puntos): Acción Urgente Requerida

Su puntuación es . Sus respuestas indican un alto riesgo de que su solicitud sea rechazada. Existen vacíos críticos frente a la normatividad colombiana (Estatuto Tributario) relacionados con la elegibilidad tecnológica, la trazabilidad contable o la evidencia formal. Aplicar en estas condiciones podría derivar en investigaciones, rechazos formales o sanciones fiscales.

Siguiente Paso: No presente ni registre este proyecto ante Minciencias/DIAN sin una reestructuración profunda. Debe reevaluar si el proyecto realmente califica como I+D+i. Contacte urgentemente a Swanson Reed para un diagnóstico detallado y evitar riesgos sancionatorios.

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